1. 似たファイルが何種類あるかを確認する
見積、顧客、案件、日報など、名前が似ているファイルを洗い出します。同じ情報が複数のExcelにある場合、どれを正とするかを決めます。
2. 入力項目をそろえる
担当者ごとに列名や入力ルールが違うと、集計や移行が難しくなります。必須項目、選択式にする項目、自由入力でよい項目を整理します。
3. Excelを残す部分と移行する部分を分ける
すべてを一度にシステム化する必要はありません。集計や共有が必要な情報からデータベース化し、帳票出力としてExcelを残す方法もあります。
実際の改善範囲は、業務内容、利用人数、既存ファイルの状態によって変わります。現在のExcelや帳票を見ながら整理すると、必要な仕組みが見えやすくなります。