業務フロー改善
システムを作る前に、業務の流れを整理する。それが、失敗しない業務改善の第一歩です。
システム化の前に、誰が何を確認しているかを見える化します
重複作業、確認待ち、手戻り、属人化している作業を図にして、改善の優先順位を決めます。
なぜ、先に業務フローを整理するのか
整理されていない業務をそのままシステム化すると、「複雑で使われないシステム」ができあがります。先に業務の流れを可視化し、無駄を取り除いてからシステム化することで、シンプルで定着する仕組みになります。
業務フロー整理の図解
1
現状資料を確認
Excel、紙台帳、LINE、メール、電話対応、既存システムを見ます。
2
作業を分解
受付、確認、承認、作業、請求などを作業単位に分けます。
3
詰まりを特定
二重入力、確認待ち、属人化、転記ミスの発生箇所を見つけます。
4
改善範囲を決定
ルールで直す部分、システム化する部分、後回しにする部分を分けます。
5
画面・運用へ反映
業務フローを画面、通知、権限、マニュアルに落とし込みます。
支援内容
- 現状業務フローの作成
- 担当者ごとの作業内容整理
- 入力・確認・承認の流れの整理
- 重複作業の確認
- 待ち時間の確認
- 手戻りの原因確認
- 属人化している作業の確認
- システム化すべき作業の選定
- 業務ルールの標準化
- マニュアル作成支援
ANALOG REVIEW
紙・目視・現地確認のまま残っている業務を見直します
アナログ規制見直しの考え方を、民間企業の現場業務に置き換えると、紙、押印、対面確認、写真報告、二重入力の見直しにつながります。
- 紙の申請書・受付票をスマホ入力やフォームへ置き換える
- 目視確認や現地確認を写真・動画・位置情報つき報告へ変える
- 押印や回覧を電子承認・ステータス管理に置き換える
- PDFや画像の帳票をOCRと人の確認でデータ化する
- 業界ルールや社内ルールで残っている手続きを洗い出す
- 現場担当者と事務担当者の二重入力をなくす
業務フロー整理のイメージ
たとえば修理・工事系の業務なら、以下のような流れを図にし、各段階で「誰が・何を入力し・誰が確認するか」を整理します。
- 問い合わせ受付
- 担当者割り当て
- 現地確認
- 見積作成
- 承認
- 受注
- 作業手配
- 進捗管理
- 完了報告
- 請求
- 入金確認